Algemene voorwaarden en kantoorklachtenregeling

ALGEMENE VOORWAARDEN RAAF advocaten B.V.

1. Toepasselijkheid

1.1. Deze algemene voorwaarden (de “AV”) zijn van toepassing op alle door RAAF advocaten uitgevoerde opdrachten (inclusief aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten) en op daarmee verband houdende rechtsbetrekkingen (de “opdracht”). Van de AV kan slechts schriftelijk worden afgeweken.

1.2. Onder “RAAF advocaten” wordt in de AV mede begrepen: alle aan RAAF advocaten B.V. verbonden advocaten (mr. F. Arts en mr. R.A.M. Saedt) en hun (praktijk)vennootschappen (Arts Legal B.V. resp. Saedt Legal).

1.3. De AV worden tevens bedongen ten behoeve van (rechts)personen die betrokken zijn bij de opdracht, of voor wiens handelen of nalaten RAAF advocaten aansprakelijk kan zijn.

2. Opdracht

2.1. De opdracht wordt geacht te zijn verstrekt aan de betreffende (praktijk)vennootschap (Arts Legal B.V. of Saedt Legal) van de betreffende advocaat die de opdracht van de cliënt heeft aanvaard.

2.2. De uitvoering van de opdracht geschiedt uitsluitend ten behoeve van de cliënt. Derden kunnen aan de opdracht of de verrichte werkzaamheden geen rechten ontlenen, behalve voor zover dit volgt uit de AV.

2.3. RAAF advocaten kan de uitvoering van de werkzaamheden opschorten tot het moment waarop RAAF advocaten van de cliënt informatie heeft ontvangen die voor de uitvoering van de opdracht van belang is.

2.5. RAAF advocaten mag de opdracht beëindigen, ook voordat deze is voltooid of als de opdracht voor bepaalde tijd is aangegaan. De opdracht eindigt ook als de behandelend advocaat overlijdt. De toepasselijkheid van artikel 7:409 lid 2 BW wordt uitgesloten. Als op het moment van beëindiging van de opdracht sprake is van vertegenwoordiging in rechte ten behoeve van de cliënt, zal RAAF advocaten zich aan de procedure onttrekken. Als procesvertegenwoordiging door een advocaat verplicht is gesteld, zal de cliënt een ander advocatenkantoor opdracht geven de werkzaamheden over te nemen.  

2.6. De opdracht kan door de cliënt uitsluitend worden opgezegd en niet worden ontbonden. RAAF advocaten kan niet worden verplicht ontvangen bedragen terug te betalen, op welke grond dan ook.

2.7. RAAF advocaten voert de opdracht zelfstandig uit en staat niet in een gezagsverhouding tot de cliënt. RAAF advocaten bepaalt zelf de manier waarop de opdracht wordt uitgevoerd, met inachtneming van de redelijke instructies van de cliënt.

3. Honoraria en verschotten

3.1. De kosten van uitvoering van de opdracht omvatten honoraria en verschotten. Alle overeengekomen bedragen zijn exclusief btw (indien van toepassing).

3.2. Tenzij met de cliënt uitdrukkelijk anders is overeengekomen, wordt het honorarium bepaald aan de hand van de bestede tijd en het voor de opdracht geldende uurtarief. De uurtarieven van de advocaten kunnen verschillen. Als een vaste prijs is afgesproken, behoudt RAAF advocaten zich het recht voor om werkzaamheden die buiten de opdrachtomschrijving vallen boven op die vaste prijs in rekening te brengen tegen het geldende uurtarief.

3.3. Verschotten zijn kosten die RAAF advocaten maakt ten behoeve van de opdrachtgever in het kader van de uitvoering van de opdracht (zoals griffierechten en kosten van deurwaarders, koeriers, medisch adviseurs, vertalers en het handelsregister e.d.).

3.4. RAAF advocaten heeft het recht om het overeengekomen uurtarief jaarlijks aan te passen.

3.5. RAAF advocaten kan van de cliënt een voorschot verlangen. Een voorschot wordt, tenzij anders overeengekomen, bij het einde van de opdracht verrekend met de laatste openstaande factuur of facturen. 

4. Betaling

4.1. Het honorarium (met de eventuele verschotten) wordt in beginsel maandelijks gefactureerd.

4.2. De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na de factuurdatum, tenzij met RAAF advocaten anders is overeengekomen. Aan de cliënt komt geen beroep toe op opschorting of verrekening. Eventuele klachten over de factuur moeten binnen de betalingstermijn kenbaar worden gemaakt, bij gebreke waarvan de factuur geldt als geaccepteerd. Facturen kunnen niet in contanten worden betaald.

4.3. Als een factuur niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan, is de cliënt in verzuim en zijn de wettelijke handelsrente en de volledige kosten voor buitengerechtelijke en gerechtelijke incasso verschuldigd. RAAF advocaten behoudt zich het recht voor de door de cliënt betaalde bedragen eerst te laten strekken tot betaling van de incassokosten, dan de opeisbare wettelijke handelsrente en dan het openstaande factuurbedrag.

4.4. Als een factuur of voorschot niet binnen de betalingstermijn wordt voldaan, kan RAAF advocaten de werkzaamheden opschorten nadat de cliënt van het voornemen daartoe op de hoogte is gesteld. RAAF advocaten is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat als gevolg van deze opschorting.

5. Aansprakelijkheid

5.1. Indien zich bij de uitvoering van een opdracht onverhoopt een gebeurtenis – waaronder ook een nalaten begrepen wordt – voordoet, die tot aansprakelijkheid leidt, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag of de bedragen waarop de door RAAF advocaten gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanspraak geeft, vermeerderd met het eigen risico dat RAAF advocaten onder die beroepsaansprakelijkheidsverzekering draagt. Indien door of in verband met de uitvoering van een opdracht of anderszins schade aan personen of zaken wordt toegebracht, waarvoor RAAF advocaten aansprakelijkheid draagt, zal die aansprakelijkheid beperkt zijn tot het bedrag of de bedragen, waarop de door RAAF advocaten gesloten algemene aansprakelijkheidsverzekering (AVB) aanspraak geeft, vermeerderd met het eigen risico dat RAAF advocaten onder die algemene aansprakelijkheidsverzekering (AVB) draagt.

5.2. Indien om welke reden dan ook geen uitkering door een verzekeraar plaatsvindt, is iedere aansprakelijkheid van RAAF advocaten beperkt tot een bedrag gelijk aan het honorarium dat in de betreffende zaak is gedeclareerd in de twaalf maanden voorafgaand aan de gebeurtenis waardoor de aansprakelijkheid ontstond, met een maximum van € 10.000.

5.3. RAAF advocaten is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door onveilige elektronische communicatie, virussen (in welke vorm dan ook), spamfilters, virusscanners etc.

5.4. Als RAAF advocaten een derde inschakelt in het kader van de uitvoering van de opdracht, is RAAF advocaten niet aansprakelijk voor schade die het gevolg is van tekortschieten of onrechtmatig handelen van die derde.

5.5. De cliënt vrijwaart RAAF advocaten voor aanspraken van derden die voortvloeien uit of in verband staan met de uitvoering van een opdracht; deze vrijwaring omvat tevens kosten van juridische bijstand.

5.6. Een aanspraak op RAAF advocaten vervalt als de cliënt niet zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen een (1) maand nadat hij bekend raakte (of redelijkerwijs bekend kon zijn) met de schadeveroorzakende gebeurtenis RAAF advocaten daar schriftelijk van in kennis heeft gesteld. Een vordering tot schadevergoeding verjaart in ieder geval als de cliënt niet binnen zes maanden na dat moment in rechte een vordering tegen RAAF advocaten instelt. 

6. Inschakeling van derden

6.1. RAAF advocaten is bevoegd namens de cliënt derden bij de uitvoering van de opdracht in te schakelen voor zover dat voor een juiste uitvoering van de opdracht gewenst is.

6.2. Derden willen mogelijk hun aansprakelijkheid beperken. RAAF advocaten is bevoegd om namens de cliënt een eventuele aansprakelijkheidsbeperking van een in te schakelen derde te aanvaarden.

7. Archivering

Het dossier van de cliënt wordt gedurende minimaal vijf jaar nadat de uitvoering van de opdracht is afgerond bewaard, waarna het RAAF advocaten vrij staat het dossier te vernietigen.

8. Gegevens en communicatie

8.1. Op grond van wet- en regelgeving is RAAF advocaten verplicht de identiteit van cliënten vast te stellen en ongebruikelijke transacties en/of (grensoverschrijdende) constructies onder bepaalde omstandigheden aan de autoriteiten te melden. Door het verstrekken van de opdracht bevestigt de cliënt (i) bekend te zijn met deze verplichtingen, (ii) alle benodigde gegevens te zullen verstrekken en (iii) in te stemmen met de naleving van deze verplichtingen door RAAF advocaten.

8.2. Bij de uitvoering van de opdracht zal RAAF advocaten in veel gevallen gebruik maken van elektronische communicatie. De cliënt erkent dat dergelijke communicatie niet intrinsiek veilig is en dat het onder omstandigheden mogelijk is dergelijke communicatie af te luisteren, af te vangen, te manipuleren of te vertragen.

9. Klachtenregeling

9.1. RAAF advocaten hanteert een klachtenreglement (het “Reglement”). Het Reglement is te vinden op www.raafadvocaten.nl en wordt op eerste verzoek kosteloos per e-mail toegezonden.

9.2. Het Reglement biedt een cliënt de mogelijkheid schriftelijk een klacht in te dienen over het optreden van een RAAF advocaten of over de factuur. De klacht kan worden gericht aan de betreffende advocaat of aan de in het Reglement genoemde klachtenfunctionaris.

10. Afsluitende bepalingen

10.1. Op alle rechtsverhoudingen tussen RAAF advocaten en de cliënt is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.

10.2. Van de AV is ook een versie in de Engelse taal beschikbaar. In geval van verschil tussen de Nederlandse en de Engelse versie van de AV, prevaleert de Nederlandse tekst.

10.3. RAAF advocaten is gerechtigd de AV te wijzigen of aan te vullen. Een wijziging en/of aanvulling van de AV is bindend voor de cliënt, maar niet eerder dan vanaf twee weken nadat de cliënt schriftelijk van de wijziging of aanvulling van de AV op de hoogte is gesteld.

10.4. Voor zover enige bepaling uit de AV nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van de AV onverminderd van kracht. De getroffen bepaling wordt geacht te worden vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling benadert.

KANTOORKLACHTENREGELING RAAF advocaten B.V.

Artikel 1 begripsbepalingen

In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder:

• Klacht: iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
• klager: de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
• klachtenfunctionaris: de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;
• RAAF advocaten: RAAF advocaten B.V., de aan RAAF advocaten verbonden advocaten en hun (praktijk)vennootschappen (Arts Legal B.V. en Saedt Legal).

Artikel 2 toepassingsbereik

1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen RAAF advocaten en de cliënt.
2. Iedere advocaat van RAAF advocaten draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen

Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel:

1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
4. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 interne klachtprocedure

1. Indien een cliënt het kantoor benadert met een klacht, dan wordt de klacht doorgeleid naar mr. F. Arts, die daarmee optreedt als klachtenfunctionaris.
2. De klachtenfunctionaris stelt degene over wie is geklaagd in kennis van het indienen van de klacht en stelt de klager en degene over wie is geklaagd in de gelegenheid een toelichting te geven op de klacht.
3. Degene over wie is geklaagd tracht samen met de cliënt tot een oplossing te komen al dan niet na tussenkomst van de klachtenfunctionaris.
4. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen vier weken na ontvangst van de klacht of doet met opgave van redenen mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen wel een oordeel over de klacht wordt gegeven.
5. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
6. Indien de klacht naar tevredenheid is afgehandeld, tekenen de klager, de klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd het oordeel over de gegrondheid van de klacht.
7. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost, kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank.

Artikel 5 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

1. De klachtenfunctionaris en degene over wie is geklaagd nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht.

Artikel 6 verantwoordelijkheden

1. De klachtenfunctionaris is verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Degene over wie is geklaagd houdt de klachtenfunctionaris op de hoogte over eventueel contact en een mogelijke oplossing.
3. De klachtenfunctionaris houdt de klager op de hoogte over de afhandeling van de klacht.
4. De klachtenfunctionaris houdt het klachtdossier bij.

Artikel 7 klachtregistratie

1. De klachtenfunctionaris registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
4. Minimaal eenmaal per jaar worden de verslagen en de aanbevelingen op het kantoor besproken en ter besluitvorming voorgelegd.